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新余学院货物及服务采购管理暂行办法
发布日期:2019-09-18 18:22:11

 

第一章 总则

  第一条 为进一步规范学校采购管理,更好地服务学校事业发展,根据《中华人民共和国政府采购法》(以下简称“政府采购法”)、《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部、民政部、工商总局制定的《政府购买服务管理办法》等相关法律法规,以及《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》的通知(中办发〔2016〕50号)、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

  第二条采购分为政府采购和学校自行采购,由物资采购与工程招标办公室(以下简称招标办)负责组织实施。

  第三条政府采购范围

  (一)使用财政性资金采购政府采购集中采购目录以内、下限金额标准以上的货物和服务的采购。

  (二)使用财政性资金采购政府采购集中采购目录以外、采购限额标准以上的货物和服务的采购。

  第四条 学校自行采购范围

  (一)政府采购集中采购目录以内,单项或批量在下限金额标准以下的货物和服务的采购。

(二)政府采购集中采购目录以外,采购限额标准以下的货物和服务的采购。

(三)经上级主管部门批准由学校自行采购的项目。

  第五条 政府采购方式

  (一)公开招标:是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。

适用条件:预算金额达到公开招标数额标准以上的项目。

  (二)邀请招标:是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商,并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

  适用条件:涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾,适宜招标但不宜公开招标的;项目技术复杂或有特殊要求,或者受自然地域环境限制,只有少量潜在投标人可供选择的;采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的;受自然地域环境限制的或者法律、法规规定不宜公开招标的;具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的。

  (三)竞争性谈判:是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

适用条件:招标后没有供应商投标或没有合格标的或重新招标未能成立的;技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;采用招标所需时间不能满足采购需求单位紧急需要的;不能事先计算出价格总额的项目。

  (四)单一来源采购:是指采购人从某一特定供应商处采购货物和服务的采购方式。

适用条件:只能从唯一供应商处采购的;发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

  (五)竟争性磋商:是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

适用条件:购买服务项目;技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目。

  (六)询价:是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

适用条件:采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,且预算金额在公开招标限额标准以下的项目。

  (七)国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

  (八)达到公开招标数额标准的货物和服务的采购项目,拟采用非招标采购方式的,应在采购活动开始前,由招标办报市财政局审批。

  第六条 学校自行采购方式

  学校自行采购方式参照政府采购方式,包含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源谈判、竞争性磋商、询价等采购方式。

  第七条 采购原则

  所有采购项目均需公开、公平、公正,“无预算不采购”及先审批后采购的原则。

第二章 组织机构及职责

第八条 招标办为学校负责采购工作的职能部门,主要履行以下职责:

(一)全面贯彻执行国家和省市有关招标采购法律、法规、规章的规定,落实有关会议的决议、决定,拟定学校招标采购相关规章制度和制定招标采购工作规程,并组织实施。

(二)组织与实施学校委托政府采购、学校集中采购、学校自行采购、零星(协议)采购,协助学院(部门)自行采购。

(三)负责受理、审批已完成立项程序项目的货物(服务)采购申请,审核、确定项目的采购方式。

(四)督促相关职能部门提供政府采购资金预算计划等。

(五)委托代理机构进行招标采购;负责监督和发布招标公告、招标文件、中标公告以及合同公告备案等

(六)负责受理招投标采购的投诉和质疑。负责招标程序投诉和质疑的书面回复;督促经费使用单位对招标项目建设参数、评分标准和资质要求等的投诉或质疑作出书面回复

(七)负责合同的审查与会签、督促履约和合同备案

(八)收集申请单位提供的采购进口产品认证材料,向上级行业主管部门办理进口设备的采购申请及相应批复。

(九)协调、参与采购(招标)项目的验收工作。

(十)建立校内采购评标专家库。

(十一)负责代理机构的选择及代理活动的管理。

(十二)协助归口管理部门对设备的先进性和科学性进行考察论证

(十三)负责做好学校采购招标项目记录和合同等相关资料的立卷归档。

(十四)对校内职能部门招标采购项目进行监督与指导对全校二级单位分管货物和服务购买的领导和工作人员进行法规宣传和业务培训。

(十五)组织政府采购信息的统计汇总、分析和上报

(十六)完成学校交办的其他工作。

第九条 需求单位主要履行以下职责:相关职能部门同时又是采购需求单位的,具有本条职责。

(一)负责申报本单位年度采购招标计划,提出采购招标申请。

(二)负责组织项目的前期论证、价格预算编制、立项审批等工作。

(三)根据招标采购项目进行市场调研,提出采购标的物的选型,采购招标项目的技术参数、商务条款资质及方案等要求。

(四)对单一来源的政府采购项目,办理专家论证、申请报告函和公示文件。

(五)提供采购进口产品申请表、认证材料及专家意见表。

(六)与招标办共同确认招标文件,根据需要参与开标、评标过程。

(七)参与合同谈判、起草、确认,负责协调和督促中标合同的全面履行。

(八)对采购项目设备进行调试并形成调试记录;根据调试情况申请项目验收。

负责办理报账和货物入库手续。  

第十条 采购项目经费归口管理部门,是指具体负责项目审批、建设、货物和服务等业务及资金管理的职能部门。其主要履行以下职责:

(一)负责对需求单位采购计划的审核。

(二)负责组织采购项目的前期准备工作和项目立项论证,包括项目采购的必要性和可行性论证技术服务要求建设论证大型仪器设备论证(包括采购进口仪器设备必要性论证)等。进口设备的采购进行论证。

(三)负责项目资金来源的落实。

(四)参加采购会议、技术协议的洽谈。

(五)负责监管采购项目的调试,并对调试情况进行把关;以及协助合同履约管理。

第十一条 相关职能部门主要履行以下相应的职责:

(一)财务处负责对采购招标项目的经费来源、预算、付款方式和资金使用进行审核,参与对采购招标项目的价格论证;未经财务处审核的项目,资金支付不予办理。

(二)审计处负责对招标采购项目的预算编制合理性、调研报告及论证的合理合规性进行审计。对项目合同执行情况的审计监督。

(三)国有资产管理中心负责对资产管理部门采购项目的资产购置合理性、存放(使用)地点落实进行核查。

第十二条 采购项目业务技术归口管理部门

业务技术归口管理职能部门分为:

(一)宣传部为各类展会、宣传用品的归口管理职能部门。

(二)团委(学生工作部)为学生思政教育、团学活动、社团活动等项目的归口管理职能部门。

(三)教务处为教材、实验室(实训基地)建设、实验教学软件等项目的归口管理职能部门

(四)科学研究处为科研用设备、科研实验室、科研平台等项目的归口管理职能部门

(五)招生工作办公室为招生等项目的归口管理职能部门

(六)保卫处为监控巡逻设备、消防设施、灭火器材、学生军训等项目的归口管理职能部门。

(七)后勤处为办公设备教室课桌椅、公寓设施、食堂设备、公共区域设施设备等货物(服务)的归口管理职能部门

(八)学生就业与事务处为管理(服务)学生用途、就业等项目的归口管理职能部门

(九)体育学院为体育设备、场馆设施项目的归口管理职能部门

(十)图书馆为图书、数字资源及图书馆、档案设备的归口管理职能部门

(十一)现代教育技术中心为教学与多媒体教室仪器、会议系统、信息网络、软件、网络系统、服务器机房等设备及安装与维护工程的归口管理职能部门

第三章 采购立项

  第十三条 校内立项

采购需求单位严格按照《中华人民共和国预算法》相关规定执行,编制采购预算,做到应编尽编。无预算不采购,不能进行经费支付。预算编制的主体为经费使用单位,负责项目立项和经费支付工作。

采购需求单位应年度预算的内容向归口管理部门提出采购需求,没有年度采购预算的项目,需提供立项依据。属于使用二级学院、校属部门和教辅单位或其他经费的临时采购项目,需所在学院或部门相关会议研究通过后,提供原始会议记录或会议纪要并加盖公章。

  采购需求单位向归口管理部门提交的书面采购需求应当科学合理,符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。提出的技术指标、参数、供应商的资质、服务要求及评标办法等采购项目要求应当完整、明确,科学合理,符合实际工作需要,不得以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视性待遇,杜绝倾向性和指定性。

归口管理部门采购需求单位提交的书面采购需求进行论证,并对其合法性、合规性负责。

审计处负责对采购项目的预算编制合理性、调研报告及论证的合理合规性等进行审计。

  第十四条 项目审批

归口管理部门根据经审计处审核后的预算情况按学校规定向院长办公会党委会报告立项,经学校同意立项审批后5个工作日内采购需求单位必须向招标办报送详细采购需求书(纸质文件和电子文档)和学校会议决定。

第四章 采购方式

第十五条 网上竞价(网上商城)

用于行政办公和后勤保障的台式计算机、便携式计算机、打印机、复印机、数码相机等产品只能从江西省公共资源交易系统中的网上竞价系统中进行采购。

第十六条 采购限额及分类

(一)符合《江西省政府集中采购目录及限额标准》规定的采购应报新余市政府采购管理办公室备案委托代理实施政府采购。

(二)不符合《江西省政府集中采购目录及限额标准》,可由采购需求部门或归口管理部门根据预算情况按学校规定向院长办公会党委会报告集体决策购买,年度预算内项目也可执行会签程序集体决策购买。

(三)不符合《江西省政府集中采购目录及限额标准》,预算金额5万元及以上的项目报招标办备案执行学校自行采购。

(四)不符合《江西省政府集中采购目录及限额标准》,预算金额5万元以下的项目按执行部门自行采购。

第五章 政府采购

第十七条 采购方式确定

招标办根据项目属性按照政府采购的相关法规及管理办法确定采购方式。

第十八条 代理机构选定

招标办经集体研究(或摇号、抽签)选定代理机构,委托其组织相关项目的采购活动

第十九条 采购文件编制、公告

代理机构按照采购需求单位提供的项目资料编制采购文件,招标办按照相关法律法规要求审核采购文件,对不合理、违规等部分内容进行修订,文件经采购需求单位修改确认后,在江西省公共资源交易网发布采购公告。公告期限根据采购方式确定。

第二十条 开标

代理机构按政府采购相关程序要求组织开标、评标工作。

第二十一条 中标(或成交)公告

在规定时间内,根据评标结果确定中标(或成交)供应商,中标(或成交)结果在指定媒体予以公告。

第二十二条 合同签订

招标办与中标(或成交)供应商签订合同。

第二十三条 验收

招标办协调验收,国有资产管理部门、采购需求部门(使用人)项目归口管理部门共同参与验收;对于技术参数复杂的项目,也可以邀请第三方机构参与验收。参与验收的第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。

第六章 自行采购

第二十四条 集体决策直接购买

由采购需求单位或归口管理部门根据相关决定组织实施。采购过程材料由采购需求单位存档。

  第二十五条 委托社会代理的自行采购

参照本办法第五章执行。公告内容视项目情况在新余学院官网主页或招标办网站发布。

第二十六条 学校自行采购

由需求单位、归口管理部门、招标办和审计处共同组成采购小组实施,采购过程材料由招标办存档

  第二十七条 部门自行采购

采购需求单位填写《新余学院零星采购审批表》,经招标办审批备案后,由采购需求单位组织,二级学院(部门)纪检委员或职能部门纪检监督员监督,组成3人采购小组实施采购。采购货物属学校协议供货的,原则上须在入围协议定点供货商处购买。

第二十八条 横向经费科研采购项目的采购

以市场委托方式取得的横向经费,纳入学校财务统一管理,由项目负责人按照委托方要求或合同约定管理使用。预算金额30万元以下的科研采购项目经审批后,可由采购需求单位自行采购:采购需求单位组织项目组成员组成3人以上的采购小组(纪检委员或纪检监督员必须参加)进行自行采购,确定价格后按相关规定签订采购合同。根据合同约定,项目研究过程中购置的资产归属学校的,采购需求单位按照相关规进行验收、入库,并按相关程序做好财务报账等工作。

  凡采购进口产品,必须按照进口产品管理相关规定交招标办报请海关批准,所购进口设备产权归属学校。

  同类项目原则上一年内不得化整为零分多次并超过以上限额标准进行自行采购。

  预算金额30万元以上的科研采购项目经审批后由招标办组织实施。

第七章 入库及付款

 第二十九条 采购需求单位按要求办理入库及报账付款手续。

第八章 废标重启

三十采购项目废标后重启采购程序

  采购项目如出现废标的情况,由招标办会同采购需求单位在客观分析废标原因的基础上,并采取相应措施后,按程序组织第二次采购。若再次出现废标情形的,招标办可依据相关规定,报市财政局批准后采取其他方式进行采购。

第九章 自行采购项目监管

三十一条 加强对校内自行采购项目的监管

  经审批后实施的校内部门自行采购项目、各类协议定点服务项目、实验课实验耗材项目,由采购需求单位或归口管理部门按照相关规定组织验收和履行报账程序,相关职能部门进行定期或不定期的督查和监管。

第十章 涉密采购

三十二条 牵涉到与国家机密相关的信息设备及相关专用产品的采购按《江西省涉密专用信息设备采购管理实施办法》进行采购,以确保国家秘密安全。

第十一章 合同管理

三十三条 实行政府采购项目的结算价原则上为采购中标价。如在合同履约过程中遇到的一些特殊情况,采购人需追加与合同标的相同的货物或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与中标(或成交)供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

  第三十四条 根据上级相关规定,学校所有采购项目在中标(或成交)通知书发出之日起30日内,按程序与中标(或成交)供应商签订书面合同。招标办负责跟进、督促、落实完成项目的合同签订工作。

第十二章 其它

三十五条 本暂行办法中“以上”字样的含本数,“以下”字样的不包括本数。

  第三十六条 本暂行办法中的政府采购限额以及下限金额标准将根据上级有关规定改变做出相应调整。

  第三十七条 本暂行办法由招标办负责解释,自印发之日起试行。

  第三十八条 本暂行办法根据上级有关文件要求进行适时调整。